2024.10.09
Web問診システムと予約システムは連携すべき？メリットや連携有無の違いを解説
導入するクリニックも増えてきたWeb問診システムや予約システム。これらを使用するクリニックでは「Web問診システムと予約システムを連携すると、何が良いの？」という疑問を抱えている場合も多いのではないでしょうか。
本記事では、Web問診システムと予約システムを連携する必要性や、連携有無による流れの違い、連携によってできることなどについて詳しく解説しています。Web問診システムや予約システムの連携について理解し、効率的で利便性の高い利用を実現させましょう。
Web問診システムと予約システムを連携する必要性
「Web問診システムと予約システムを連携できる」と聞いても、その必要性がわからない方も多いでしょう。まずは、連携するメリットや注意点について解説します。
そもそもWeb問診システムとは
Web問診システムとは、患者さん自身によって来院前にインターネット上で問診を入力できるシステムです。Web問診システムを利用すると、クリニックには以下のようなメリットがあります。
- 問診時間が短縮する
- 紙コストが削減できる
- 感染症のリスクを減らせる
- 疾患の特定がしやすくなる
- 自院のマーケティングや診療圏理解に役立つ
Web問診システムによって得られるメリットの詳細や、導入に向いている診療科などについては以下の記事にて解説しているので、こちらもぜひご覧ください。
Web問診システムと予約システムを連携するメリット
Web問診システムと予約システムを連携するメリットは、シームレスな案内が可能になることです。患者さんはインターネット上で予約を取得したのち、そのまま問診の回答ができるため、煩わしさを感じにくくなります。
また、予約取得と同時に問診入力の案内ができると、事前回答率の向上も期待できます。事前に問診回答が得られると、記入案内やスキャン業務といった事務作業負担の軽減や、事前にどのような症状で来院するか把握できるため、診療の質が高まるといった効果も。
Web問診システムと予約システムを連携することで、患者さんが効率的に問診回答できるだけでなく、クリニックにも良い影響があるのです。
Web問診システムと予約システムを連携する注意点
Web問診システムと予約システムは必ずしも連携できるとは限りません。システム間の相性が悪く、連携ができないといった事態が起こる可能性もあるので、注意が必要です。
また、Web問診システムと予約システムの連携によって得られる効果はメーカーによって差があります。連携の深さや対応状況はメーカーによってさまざまです。「Web問診システムと予約システムを連携したものの、想定していた効果が得られなかった」といったギャップを回避するためにも、導入前から仕様について確認しておく必要があります。
Web問診システムと予約システムを連携するとできること
Web問診システムと予約システムを連携するとできることは、以下の3点です。
- 予約完了画面と問診案内をリンクさせる
- 患者情報を連携させる
- 予約管理画面から問診入力状況を確認
具体的にどのようなことができるのか、詳しく見ていきましょう。
予約完了画面と問診案内をリンクさせる
Web問診システムと予約システムを連携すると、「予約完了画面」と「問診入力の案内」をリンクさせられます。患者さんが予約取得したあとに、問診入力に遷移するためのリンクが表示される仕組みです。
予約取得と同時に問診入力画面を案内すると、続けて入力してもらえるケースが多いため、事前回答率が高まります。
Web問診システムを導入していても、あらかじめ入力してもらえなければ当日の案内や記入が必要となり、効果が得られない可能性もあるため、予約完了画面と問診案内をリンクさせることは重要です。
患者情報を連携させる
Web問診システムと予約システムを連携すると、予約取得時に患者さんが入力した氏名や住所といった個人情報が問診側に引き継がれます。患者さんは、予約取得と問診入力で重複した個人情報を入力する手間を省くことが可能です。
予約取得やWeb問診入力における「簡潔さ」はクリニックの受診に大きな影響があります。必要な工程が少ないほど患者さんからの印象は良くなるでしょう。
ただし、予約システムからWeb問診システムに引き継がれる個人情報の内容は、メーカーによって異なるのでご注意ください。
予約管理画面からの問診入力状況確認
Web問診システムと予約システムを連携すると、スタッフは予約システムから該当患者さんの問診入力状況が確認できます。来院予定の患者さんの問診入力状況が事前に把握できていると、当日の案内などがスムーズです。
また、予約システムのメーカーによっては予約完了メールや予約のリマインドを送る際に「Web問診未回答の場合は下記URLより問診回答のうえ、ご来院ください」といった入力を促すメッセージを送ることもできます。
Web問診システムと予約システムの連携有無による流れの違い
Web問診システムと予約システムを連携すると、予約時に入力した個人情報がWeb問診に引き継がれます。患者さんは、予約時に入力した氏名や住所といった個人情報を再び入力する必要はありません。
一方で、Web問診システムと予約システムが連携されていないと、患者さんはWeb問診入力画面で、氏名や住所などの情報を一から入力し直す必要があります。個人情報の二重入力に煩わしさを覚え、離脱してしてしまい問診回答率が下がるケースも考えられるため、Web問診システムと予約システムの連携による個人情報の引き継ぎは重要です。
Web問診システムと予約システムの連携はメーカーに確認を！
Web問診システムと予約システムを連携すると、問診の事前入力率が高まったり患者さんの手間が減ったり、クリニックに良い効果があります。しかし、「連携できる」といっても、連携方法の深さやメーカーごとの対応状況はさまざまです。
導入後に想定していた効果を得られず「こんなはずではなかった」と後悔しないためにも、導入前から仕様を確認しておく必要があります。Web問診システムと予約システムの連携を見据えたシステム選定や、導入済みのシステム連携でお悩みのクリニックは、お気軽に目利き医ノ助へご相談ください。
